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商会档案资料管理规定
来源:广州市兴宁商会    更新时间:2014-9-23    浏览:3689 次     打印此文  【

 

  为做好商会档案资料的保管,特制定《广州市兴宁商会档案资料保管规定》。规定具体如下:

 

  一、下列资料视为商会档案资料

  1、商会章程、财务管理制度、商会投资管理制度及相关规章制度。

  2、商会财务资料,包括商会会计、出纳的帐本、原始凭证、财务报表、财务审计报表及其他有关财务往来凭据。

  3、商会会议资料,包括会员大会、理事大会、会长办公会议的议题、记录、会议纪要及有关资料

  4、商会会员资料,包括入会申请、营业执照复印件、身份证复印件及有关资料

  5、商会文件资料,包括商会报送政府、下发会员的文件。

  6、商会组织相关活动资料,包括做慈善、举办各种活动的资料

  7、商会函件资料,以商会名义发出与其他社团联络的文稿等

  上述商会档案资料包括纸介质、磁介质、电子介质的载体形式和影像资料。

 

  二、商会档案资料保管

  凡属商会档案资料,均由商会办公室分类整理,妥善存放在商会会所。办公室工作人员应及时收集各种资料归档。商会办公室主任是商会档案保管责任人。商会各部门负责人应该及时将有关资料交商会办公室整理归档。

 

  三、商会档案资料使用管理

  商会档案资料,如需使用,需经办理使用手续。使用完后要及时归还商会办公室。使用时原则上要经会长批准。办公室要确保商会档案安全,不得丢失。

  本规定须经商会会长办公会议讨论决定,后提交商会理事大会通过执行。

 

 

                                广州市兴宁商会

                                2014年8月

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